Slanje dokumenata emailom

Ukoliko nisu potrebni potpis i pečat, dokument je mnogo jednostavnije, brže i jeftinije poslati emailom nego faksom, a pri tome nema ni gubitka na kvalitetu, što kod faksa može da ide do nivoa nečitljivosti. Dolap omogućava, korišćenjem clipboard-a, kopiranje podataka u druge programe - Word, Excel itd. u kojima se dokument pripremi, a zatim pošalje na email. Međutim, ovo nije ni brz, ni jednostavan način slanja dokumenata na email i on može biti interesantan samo u slučajevima kada je potrebno da se u dokumentu nešto izmeni pre slanja.

Najbolji način za slanje dokumenta na email je da se on konvertuje u PDF format koji ima sledeće prednosti:

• pdf je industrijski standard i široko prihvaćen format za distribuciju dokumenta gotovih za štampanje, ali i za prikaz ne ekran;


• dokument je samo za čitanje, pa prijemna strana ne može slučajno ili namerno nešto da izmeni u dokumentu;


• jednostavna izrada dokumenta koja se svodi na štampanje na "pdf štampaču";


• postoji besplatan softver za konverziju u pdf.

Ja koristim CutePDF Writer za "štampanje" u pdf format. Ne poredeći ga sa drugim programima ove namene, mogu da kažem da program vrlo koretkno radi svoj posao i što je bitno, program je potpuno besplatan. Može se preuzeti sa sledeće adrese: http://www.cutepdf.com/Products/CutePDF/writer.asp. Program zahteva prethodno instalirani PS2PDF konvertor. Na istoj adresi se nalazi link za besplatni Ghostscript konvertor. Nakon instaliranja, u sistemu će se pojaviti još jedan štampač - CutePDF Writer. Nakon ovoga kreiranje pdf dokumenata je krajnje jednostavno - neposredno pre štampanja, iz print dijaloga izabere se štampač CutePDF, nakon čega će on tražiti da se zada ime fajla u koji će biti sačuvan. Podrazumevani folder je My Documents. Nakon ovoga fajl se pošalje na email kao attachment. Izgled pdf-a će biti identičan štampanom dokumentu. To znači da će onaj kome bude poslat, štampanjem dobiti isti dokument koji bi se dobio štampanjem iz Dolapa.

Ovo omogućava da svaki dokument ili izveštaj koji može da se štampa iz Dolapa bude sačuvan kao pdf dokument. Korišćenjem šablona gde mogu da se dodaju grafički elementi, slike, logo firme, itd. dokumentima može da se da posebna estetska nota i profesionalni izgled, što je posebno interesantno za predračune, koji se i najčešće šalju emailom.

  

---

---