Godišnji popis

Obaveza je da se popis robe uradi 31. decembra, ali u vreme prazničnih dana, kada je promet povećan, vrlo je problematično organizovati ga. Idealno bi bilo da se popis uradi ranije u toku decembra, a da se onda iz prometa izvede njegovo stanje na dan 31.12. U Dolapu se uz formulu i par kopiranja i importovanja podataka ovo može uraditi za nekoliko minuta.

Instant popis

Prvo da pomenem da dokument popisa može da se uradi i bez fizičkog popisivanja robe, kopiranjem celokupnog lagera robe u popisni list. Naravno, ovo je fingiranje popisa i korisnik ga može primeniti samo kada je siguran da su zalihe tačne, jer po ovom popisu nema manjkova i viškova. Zaliha robe mora biti prikazana u lager listi, selektuju se svi redovi prikazane robe za tekući poslovni objekat, kopiraju na clipboard i prilikom lepljenja u popisni list opcija da zaliha bude tretirana količinom treba da bude uključena.

Važno je da se kod ovoga ima na umu da ako postoje definisana pakovanja robe, ona moraju da se isključe iz liste jer bi time bila duplirana količina popisane robe. Na primer, ako nekih cigareta ima 35 paklica na stanju, a definisano je boks pakovanje tih istih cigareta, ono će pokazati da ima 3,5 boksa. Kopiranjem oba reda u popisni list, biće registrovano 70 paklica.
Potrebno je prikazati kolonu Pakovanje druge robe, a zatim zadati filter na toj koloni i zadati da se ne prikazuju pakovanja.

Hronologija popisa

Obzirom je vrlo čest slučaj da se analizom popisa ustanovi da neki dokument nije urađen, Dolap nudi mogućnost da se taj dokument naknadno proknjiži, a zatim popis na robnim karticama pomeri iza tog dokumenta čime se ispravljaju manjkovi i viškovi nastali usled ovakvih grešaka. Potrebno je da se popis vrati u neknjiženo stanje zadavanjem komande Vrati u neobrađen, a zatim nakon knjiženja dokumenta zada komanda da se popis sačuva. Kada popis nije poslednji dokument na robnim karticama, pojaviće se dijalog koji nudi opciju da popis bude premeštan na kraj robnih kartica i time bude poslednji dokument.

Treba imati na umu da kada se popis pomeri na kraj robnih kartica, ne postoji mogućnost njegovog ponovnog vraćanja na izvornu poziciju.

Dorada popisa

Prethodna opcija će biti iskorišćena da se popis koji je urađen nekoliko dana ranije pomeri na 31.12. Međutim potrebno je da se iz prometa robe izvede stanje popisne robe na dan 31.12. dodavanjem jednog ili više popisnih listova. Dolap dozvoljava da popis sadrži neograničen broj popisnih listova – zasebni listovi po popisnim komisijama, lokacijama robe i sl. Ovo je i preporučljiv način rada jer se na ovaj način lakše ispravljaju unete greške, nego kada se ceo popis unese na jedan list. Jedan artikal može neograničen broj puta da se pojavi, kako na istom popisnom listu, tako i na više listova. Popisana količina artikla će biti zbir svih unetih količina tog artikla na svim listovima. Količina može biti i negativna i to je ono što omogućava da se stanje izvede iz prometa. Ovo može da se uradi na dva načina:

• Kopiranjem dokumenta u popisne listove
• Pimenom formule u robnom dnevniku i njegovim kopiranjem u popisni list

Prvi način je primenjiv samo ako je nakon popisa urađeno tek nekoliko dokumenta. Dokumenti se kopiraju u novi popisni list. Mogu svi da se kopiraju u jedan list, ali je bolja praksa da se za svaki dokument napravi zasebni list i u opisu napiše po kom je dokumentu urađen, jer je lakše da se urade ispravke ako se nešto pogrešno uradi. Dokumenti koji su ulaz robe (kalkulacija, povratnica kupca) kopiraju se onakvi kakvi su, dok se dokumentima koji su izlaz robe (računi, prenos robe, povratnica dobavljaču) u opcijama lepljenja u popisni list zadaje invertovanje znaka količine, tj. upisuju se sa negativnom količinom.
Na primer, popisano je da nekog artikla ima 5 komada, a zatim se on nakon popisa, narednih dana, pojavljuje na nekoj kalkulaciji gde je ulaz bio 10 komada i još na jednom računu gde je prodato 2 komada. Nakon lepljenja ovih dokumenta, on će se pojaviti na tri popisna lista: 5 komada na originalnom listu po popisu, 10 komada po kalkulaciji i -2 (minus dva) komada na listu po računu. Kada Dolap sabere ove količine dobiće se da je na popisu 31.12. ovog artikla bilo 13 komada, što će odgovarati stvarnom stanju.
Iako je ovaj način pregledniji što se tiče uvida u popisne listove, nije primenjiv ako ima mnogo dokumenta. Alternativni način je da se svi dokumenti nastali u periodu od popisa do 31.12. kopiraju u jedan popisni list. Ovo se radi iz robnog dnevnika u kome treba prikazati sve robne promene od popisa do kraja godine. Kako on sadrži zasebne kolone za ulaz i izlaz robe, potrebno je formulom napraviti jednu kolonu koja će sadržati pozitivnu količinu za ulaz robe i negativnu za izlaz robe. Formula kojom se pravi ova kolona je vrlo jednostavna – od ulaza treba oduzeti izlaz, jer je jedna od ove dve kolone uvek nula. Kod ulaza biće oduzeto nula izlaz, a kod izlaza količina će biti oduzeta od nule, pa će se dobiti željena negativna količina.

Na žalost Dolap ovu kolonu ne može da tretira kolonom koja nosi količinu, tako da direktno kopiranje u popisni list nije moguće, tj. potrebno je da se radi mapiranje podataka. Može na dva načina, da se podaci kopiraju u Excel ili neki drugi spreadsheet program, a zatim odatle kopiraju nazad u Dolap u popisni listi, što je brži i lakši način ili, ako se nema Excel, da se robni dnevnik snimi u CSV fajl, a zatim taj fajl importuje u popisni list. Popisnom listu se mapiraju samo dve kolone: šifra robe i količina. Za kolonu količine treba mapirati kolonu koju smo napravili formulom – ja sam je u ovom primeru nazvao Promet.

Na kraju datum popisa se koriguje na 31.12. i popis sačuva.

Nekoliko saveta

Analizu popisa uraditi na dan popisa – proveriti viškove i manjkove, srediti dokumentaciju, po potrebi uraditi pomeranje popisa kao što je gore objašnjeno. Ovo će biti teže da se uradi ako se ostavi za 31.12.

Pre dorade popisa treba napraviti rezervnu kopiju baze za slučaj da nešto krene po zlu, jer kada se popis pomeri na kraj robnih kartica, više se ne može vratiti na prvobitno mesto. Za slučaj da je menjan neki stariji dokument, popis ponovo sačuvati na originalnoj poziciji, bez pomeranja, kako bi se ponovo sračunali manjkovi i viškovi na originalni dan. Popisnu listu tog, originalnog popisa, štampati ili sačuvati u fajl. Nakon dorade popisa i njegovog snimanja na kraj kartica, uporediti novu popisnu listu sa originalnom. Vrednosti robe po popisu i po knjigama će se razlikovati, ali vrednosti viškova i manjkova moraju da budu IDENTIČNE. Ukoliko to nije slučaj, nešto nije urađeno kako treba.

Popis treba da bude poslednji dokument tog originalnog dana kada je rađen. Na primer, ako je popis urađen 22.12. i ako je to poslednji dokument tog dana, robni dnevnik listamo od 23.12 do kraja godine. Ako nije, onda je malo složenije jer bi dnevnik morao da se izlista i za 22.12. i da se kod kopiranja izostave redovi popisa i robne promene pre popisa, tj. treba da budu uključeni redovi od tog dana nastali posle popisa. Ukoliko se radi import preko CSV fajla, onda pre importovanja ovi suvišni redovi treba da se obrišu iz nekog editora teksta. Drugi način je da se ti dokumenti, ako ih nema mnogo, pojedinačno kopiraju u zasebne popisne listove kao što je gore objašnjeno, tj. da se napravi kombinacija ova dva opisana načina dorade popisa. Uvek treba proveriti iz dnevnika da li na dan popisa ima robnih promena iza redova popisa.

Prilikom kopiranja tabele u Excel, ukoliko su šifre artikla brojevi sa više cifara, a naročito ako su to bar-kodovi artikla, Exclel može da ih prikaže kao brojeve u naučnoj notaciji, npr. 8606002210205 kao 8,606E+12. Kopiranjem nazad u Dolap artikli neće biti prepoznati sa ovakvim šiframa. Ovo je rešivo na jednostavan način – nakon pastovanja tabele u Excel, desnim klikom na slovo kolone u kojoj je šifra otvoriće se kontekstni meni iz koga treba zadati komandu Format cells, a zatim zadati Text. Posle toga treba kliknuti na prvu ćeliju da se skloni selekcija i ponovo pastovati, nakon čega će šifre biti prikazane onakvim kakve jesu.

Ako se izabere opcija da se kopira svaki pojedinačni dokument, kako se ne bi desilo da se neki dokument izostavi, otvarati ih redom iz robnog dnevnika, koji se isto izlista od popisa do kraja godine.

Uvek unositi opis popisnog lista kako bi se znalo šta sadrži.

Za više informacija kako se prave korisničke kolone i kako se podaci importuju i mapiraju u Dolap pogledati on-line uputstvo, kao i prethodne blogove u kojima je bilo reči o ovome:

Korisničke kolone
Import podataka
Import fajla
Mapiranje import polja

  

---

---