24.11.2013
Godišnji popis
Obaveza je da se popis robe uradi 31. decembra, ali u vreme prazniÄnih dana, kada je promet povećan, vrlo je problematiÄno organizovati ga. Idealno bi bilo da se popis uradi ranije u toku decembra, a da se onda iz prometa izvede njegovo stanje na dan 31.12. U Dolapu se uz formulu i par kopiranja i importovanja podataka ovo može uraditi za nekoliko minuta.Instant popis
Prvo da pomenem da dokument popisa može da se uradi i bez fiziÄkog popisivanja robe, kopiranjem celokupnog lagera robe u popisni list. Naravno, ovo je fingiranje popisa i korisnik ga može primeniti samo kada je siguran da su zalihe taÄne, jer po ovom popisu nema manjkova i viÅ¡kova. Zaliha robe mora biti prikazana u lager listi, selektuju se svi redovi prikazane robe za tekući poslovni objekat, kopiraju na clipboard i prilikom lepljenja u popisni list opcija da zaliha bude tretirana koliÄinom treba da bude ukljuÄena.
Važno je da se kod ovoga ima na umu da ako postoje definisana pakovanja robe, ona moraju da se iskljuÄe iz liste jer bi time bila duplirana koliÄina popisane robe. Na primer, ako nekih cigareta ima 35 paklica na stanju, a definisano je boks pakovanje tih istih cigareta, ono će pokazati da ima 3,5 boksa. Kopiranjem oba reda u popisni list, biće registrovano 70 paklica.
Potrebno je prikazati kolonu Pakovanje druge robe, a zatim zadati filter na toj koloni i zadati da se ne prikazuju pakovanja.
Hronologija popisa
Obzirom je vrlo Äest sluÄaj da se analizom popisa ustanovi da neki dokument nije uraÄ‘en, Dolap nudi mogućnost da se taj dokument naknadno proknjiži, a zatim popis na robnim karticama pomeri iza tog dokumenta Äime se ispravljaju manjkovi i viÅ¡kovi nastali usled ovakvih greÅ¡aka. Potrebno je da se popis vrati u neknjiženo stanje zadavanjem komande Vrati u neobraÄ‘en, a zatim nakon knjiženja dokumenta zada komanda da se popis saÄuva. Kada popis nije poslednji dokument na robnim karticama, pojaviće se dijalog koji nudi opciju da popis bude premeÅ¡tan na kraj robnih kartica i time bude poslednji dokument.
Treba imati na umu da kada se popis pomeri na kraj robnih kartica, ne postoji mogućnost njegovog ponovnog vraćanja na izvornu poziciju.
Dorada popisa
Prethodna opcija će biti iskorišćena da se popis koji je uraÄ‘en nekoliko dana ranije pomeri na 31.12. MeÄ‘utim potrebno je da se iz prometa robe izvede stanje popisne robe na dan 31.12. dodavanjem jednog ili viÅ¡e popisnih listova. Dolap dozvoljava da popis sadrži neograniÄen broj popisnih listova – zasebni listovi po popisnim komisijama, lokacijama robe i sl. Ovo je i preporuÄljiv naÄin rada jer se na ovaj naÄin lakÅ¡e ispravljaju unete greÅ¡ke, nego kada se ceo popis unese na jedan list. Jedan artikal može neograniÄen broj puta da se pojavi, kako na istom popisnom listu, tako i na viÅ¡e listova. Popisana koliÄina artikla će biti zbir svih unetih koliÄina tog artikla na svim listovima. KoliÄina može biti i negativna i to je ono Å¡to omogućava da se stanje izvede iz prometa. Ovo može da se uradi na dva naÄina:
- Kopiranjem dokumenta u popisne listove
- Pimenom formule u robnom dnevniku i njegovim kopiranjem u popisni list
Na primer, popisano je da nekog artikla ima 5 komada, a zatim se on nakon popisa, narednih dana, pojavljuje na nekoj kalkulaciji gde je ulaz bio 10 komada i joÅ¡ na jednom raÄunu gde je prodato 2 komada. Nakon lepljenja ovih dokumenta, on će se pojaviti na tri popisna lista: 5 komada na originalnom listu po popisu, 10 komada po kalkulaciji i -2 (minus dva) komada na listu po raÄunu. Kada Dolap sabere ove koliÄine dobiće se da je na popisu 31.12. ovog artikla bilo 13 komada, Å¡to će odgovarati stvarnom stanju.
Iako je ovaj naÄin pregledniji Å¡to se tiÄe uvida u popisne listove, nije primenjiv ako ima mnogo dokumenta. Alternativni naÄin je da se svi dokumenti nastali u periodu od popisa do 31.12. kopiraju u jedan popisni list. Ovo se radi iz robnog dnevnika u kome treba prikazati sve robne promene od popisa do kraja godine. Kako on sadrži zasebne kolone za ulaz i izlaz robe, potrebno je formulom napraviti jednu kolonu koja će sadržati pozitivnu koliÄinu za ulaz robe i negativnu za izlaz robe. Formula kojom se pravi ova kolona je vrlo jednostavna – od ulaza treba oduzeti izlaz, jer je jedna od ove dve kolone uvek nula. Kod ulaza biće oduzeto nula izlaz, a kod izlaza koliÄina će biti oduzeta od nule, pa će se dobiti željena negativna koliÄina.
Na žalost Dolap ovu kolonu ne može da tretira kolonom koja nosi koliÄinu, tako da direktno kopiranje u popisni list nije moguće, tj. potrebno je da se radi mapiranje podataka. Može na dva naÄina, da se podaci kopiraju u Excel ili neki drugi spreadsheet program, a zatim odatle kopiraju nazad u Dolap u popisni listi, Å¡to je brži i lakÅ¡i naÄin ili, ako se nema Excel, da se robni dnevnik snimi u CSV fajl, a zatim taj fajl importuje u popisni list. Popisnom listu se mapiraju samo dve kolone: Å¡ifra robe i koliÄina. Za kolonu koliÄine treba mapirati kolonu koju smo napravili formulom – ja sam je u ovom primeru nazvao Promet.
Na kraju datum popisa se koriguje na 31.12. i popis saÄuva.
Nekoliko saveta
Analizu popisa uraditi na dan popisa – proveriti viškove i manjkove, srediti dokumentaciju, po potrebi uraditi pomeranje popisa kao što je gore objašnjeno. Ovo će biti teže da se uradi ako se ostavi za 31.12.
Pre dorade popisa treba napraviti rezervnu kopiju baze za sluÄaj da neÅ¡to krene po zlu, jer kada se popis pomeri na kraj robnih kartica, viÅ¡e se ne može vratiti na prvobitno mesto. Za sluÄaj da je menjan neki stariji dokument, popis ponovo saÄuvati na originalnoj poziciji, bez pomeranja, kako bi se ponovo sraÄunali manjkovi i viÅ¡kovi na originalni dan. Popisnu listu tog, originalnog popisa, Å¡tampati ili saÄuvati u fajl. Nakon dorade popisa i njegovog snimanja na kraj kartica, uporediti novu popisnu listu sa originalnom. Vrednosti robe po popisu i po knjigama će se razlikovati, ali vrednosti viÅ¡kova i manjkova moraju da budu IDENTIÄŒNE. Ukoliko to nije sluÄaj, neÅ¡to nije uraÄ‘eno kako treba.
Popis treba da bude poslednji dokument tog originalnog dana kada je raÄ‘en. Na primer, ako je popis uraÄ‘en 22.12. i ako je to poslednji dokument tog dana, robni dnevnik listamo od 23.12 do kraja godine. Ako nije, onda je malo složenije jer bi dnevnik morao da se izlista i za 22.12. i da se kod kopiranja izostave redovi popisa i robne promene pre popisa, tj. treba da budu ukljuÄeni redovi od tog dana nastali posle popisa. Ukoliko se radi import preko CSV fajla, onda pre importovanja ovi suviÅ¡ni redovi treba da se obriÅ¡u iz nekog editora teksta. Drugi naÄin je da se ti dokumenti, ako ih nema mnogo, pojedinaÄno kopiraju u zasebne popisne listove kao Å¡to je gore objaÅ¡njeno, tj. da se napravi kombinacija ova dva opisana naÄina dorade popisa. Uvek treba proveriti iz dnevnika da li na dan popisa ima robnih promena iza redova popisa.
Prilikom kopiranja tabele u Excel, ukoliko su Å¡ifre artikla brojevi sa viÅ¡e cifara, a naroÄito ako su to bar-kodovi artikla, Exclel može da ih prikaže kao brojeve u nauÄnoj notaciji, npr. 8606002210205 kao 8,606E+12. Kopiranjem nazad u Dolap artikli neće biti prepoznati sa ovakvim Å¡iframa. Ovo je reÅ¡ivo na jednostavan naÄin – nakon pastovanja tabele u Excel, desnim klikom na slovo kolone u kojoj je Å¡ifra otvoriće se kontekstni meni iz koga treba zadati komandu Format cells, a zatim zadati Text. Posle toga treba kliknuti na prvu ćeliju da se skloni selekcija i ponovo pastovati, nakon Äega će Å¡ifre biti prikazane onakvim kakve jesu.
Ako se izabere opcija da se kopira svaki pojedinaÄni dokument, kako se ne bi desilo da se neki dokument izostavi, otvarati ih redom iz robnog dnevnika, koji se isto izlista od popisa do kraja godine.
Uvek unositi opis popisnog lista kako bi se znalo šta sadrži.
Za viÅ¡e informacija kako se prave korisniÄke kolone i kako se podaci importuju i mapiraju u Dolap pogledati on-line uputstvo, kao i prethodne blogove u kojima je bilo reÄi o ovome:
KorisniÄke kolone
Import podataka
Import fajla
Mapiranje import polja
Postavljeno: 24.11.2013 - 14:44